Art. 40 Directiva 2014/25/UE - Achizițiile de către Entitățile din Sectoare… — Reguli aplicabile comunicărilor

(1)   Statele membre se asigură că toate comunicările și schimburile de informații în temeiul prezentei directive, în special depunerea electronică, sunt efectuate prin mijloace electronice de comunicare, în conformitate cu dispozițiile prezentului articol. Instrumentele și dispozitivele utilizate pentru comunicarea prin mijloace electronice, precum și caracteristicile lor tehnice, sunt nediscriminatorii, disponibile în general și interoperabile cu produse de uz general ale TIC și nu limitează accesul operatorilor economici la procedura de achiziție.

În pofida primului paragraf, entitățile contractante nu sunt obligate să solicite utilizarea mijloacelor electronice de comunicare în procesul de depunere în următoarele situații:

(a)

din cauza naturii specializate a achiziției, utilizarea mijloacelor electronice de comunicare ar necesita instrumente, dispozitive sau formate de fișiere specifice care nu sunt disponibile în general sau nu se susțin prin aplicații disponibile în general;

(b)

aplicațiile care suportă formatele de fișiere adecvate pentru descrierea ofertelor utilizează formate de fișiere care nu pot fi procesate prin nicio altă aplicație deschisă sau disponibilă în general sau fac obiectul unui regim de licențe limitate de drepturi de proprietate intelectuală, iar entitatea contractantă nu le poate pune la dispoziție pentru descărcare sau pentru utilizare la distanță;

(c)

utilizarea mijloacelor electronice de comunicare ar necesita un echipament de birou specializat care nu este disponibil în general pentru entitățile contractante;

(d)

documentele achiziției necesită prezentarea unor modele fizice sau reduse la scară care nu se pot transmite prin mijloace electronice.

În ceea ce privește comunicările pentru care nu sunt folosite mijloace electronice de comunicare în conformitate cu al doilea paragraf, comunicarea se face prin poștă sau alt transportator adecvat sau printr-o combinație între poștă sau alt transportator adecvat și mijloace electronice.

În pofida primului paragraf de la prezentul alineat, entitățile contractante nu sunt obligate să solicite mijloace electronice de comunicare în procesul de depunere în măsura în care utilizarea altor mijloace de comunicare decât mijloacele electronice este necesară fie din cauza unei încălcări a securității mijloacelor electronice de comunicare, fie pentru protejarea naturii deosebit de sensibile a informațiilor care cer un nivel de protecție atât de ridicat încât nu poate fi asigurat în mod corespunzător prin utilizarea instrumentelor și dispozitivelor electronice disponibile în general pentru operatorii economici sau care le pot fi puse la dispoziție prin mijloace alternative de acces în sensul alineatului (5).

Este responsabilitatea entităților contractante care solicită, în conformitate cu al doilea paragraf de la prezentul alineat, alte mijloace de comunicare decât cele electronice în procesul de depunere să indice motivele acestei solicitări în raportul individual menționat la articolul 100. După caz, entitățile contractante menționează în raportul individual motivele pentru care utilizarea altor mijloace de comunicare decât a mijloacelor electronice a fost considerată necesară în aplicarea celui de al patrulea paragraf de la prezentul alineat.

(2)   În pofida alineatului (1), comunicarea orală poate fi utilizată pentru alte comunicări decât cele privind elementele esențiale ale unei proceduri de achiziții, cu condiția unei documentări suficiente a conținutului comunicării verbale. În acest sens, elementele esențiale ale unei proceduri de achiziții includ documentele achiziției, cererile de participare și confirmările interesului și ofertele. În special, comunicările verbale cu ofertanții care ar putea avea un impact substanțial asupra conținutului și evaluării ofertelor se documentează într-o măsură suficientă și prin mijloace corespunzătoare, cum ar fi înregistrări scrise sau audio sau rezumate ale principalelor elemente ale comunicării.

(3)   În toate operațiunile de comunicare, schimb și stocare de informații, entitățile contractante asigură menținerea integrității datelor și protejarea confidențialității ofertelor și a cererilor de participare. Ele examinează conținutul ofertelor și al cererilor de participare numai după expirarea termenului fixat pentru depunerea acestora.

(4)   Pentru contractele de achiziție de lucrări publice și concursurile de proiecte, statele membre pot impune utilizarea de instrumente electronice specifice, precum instrumentele de modelare electronică a informațiilor de construcții sau instrumente similare. În astfel de cazuri, entitățile contractante oferă mijloace de acces alternative, astfel cum se prevede la alineatul (5), până când instrumentele respective devin disponibile în general în sensul alineatului (1) primul paragraf a doua teză.

(5)   Entitățile contractante pot, dacă este necesar, să impună utilizarea unor instrumente care nu sunt în general disponibile, cu condiția ca entitățile contractante să ofere mijloace alternative de acces.

Se consideră că entitățile contractante oferă mijloace alternative adecvate de acces în oricare dintre următoarele situații, dacă:

(a)

oferă acces gratuit, direct, liber și complet, pe cale electronică, la instrumentele și dispozitivele respective de la data publicării anunțului în conformitate cu anexa IX sau de la data trimiterii invitației pentru confirmarea interesului. Textul anunțului sau al invitației pentru confirmarea interesului specifică adresa de internet la care sunt disponibile instrumentele și dispozitivele respective;

(b)

se asigură că ofertanții care nu au acces la instrumentele și dispozitivele în cauză sau nu au nicio posibilitate de a le obține în termenele stabilite, cu condiția ca lipsa accesului să nu fie imputabilă ofertantului în cauză, pot avea acces la procedura de achiziție prin utilizarea unor dispozitive (tokens) provizorii puse la dispoziție gratuit pe internet; sau

(c)

asigură disponibilitatea unei metode alternative pentru depunerea electronică a ofertelor.

(6)   În plus față de cerințele prevăzute în anexa V, următoarele norme se aplică instrumentelor și dispozitivelor de transmisie și recepție electronică a ofertelor și de recepție electronică a cererilor de participare:

(a)

informațiile privind specificațiile pentru prezentarea electronică a ofertelor și a cererilor de participare, inclusiv criptarea și marcarea temporală (time-stamping), se pun la dispoziția părților interesate;

(b)

statele membre sau entitățile contractante care acționează într-un cadru global stabilit de statul membru în cauză precizează nivelul de securitate necesar pentru ca mijloacele de comunicare electronice să fie folosite în diversele etape ale procedurii de achiziție în cauză; nivelul respectiv este proporțional cu riscurile asociate;

(c)

atunci când statele membre sau entitățile contractante care acționează într-un cadru global stabilit de statul membru în cauză ajung la concluzia că nivelul de risc, evaluat în temeiul literei (b) de la prezentul alineat, impune semnături electronice avansate, astfel cum sunt definite în Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European și a Consiliului [(38)](#ntr38-L_2014094RO.01024301-E0038), entitățile contractante acceptă semnături electronice avansate bazate pe un certificat calificat, ținând cont dacă certificatele respective sunt furnizate de un furnizor de servicii de certificare, care se află pe o listă sigură prevăzută în Decizia 2009/767/CE a Comisiei [(39)](#ntr39-L_2014094RO.01024301-E0039), create cu sau fără un dispozitiv securizat de creare a semnăturii, sub rezerva respectării următoarelor condiții:

(i)

entitatea contractantă stabilește formatul semnăturii avansate pe baza formatelor stabilite în Decizia 2011/130/UE a Comisiei [(40)](#ntr40-L_2014094RO.01024301-E0040) și să introducă măsurile necesare pentru a putea procesa tehnic aceste formate; în cazul în care se utilizează un format diferit de semnătură electronică, semnătura electronică sau suportul electronic al documentelor include informații cu privire la posibilitățile existente de validare, iar aceasta intră în atribuțiile statului membru. Posibilitățile de validare permit entității contractante să valideze online, gratuit și într-o manieră care să fie înțeleasă și de alți vorbitori decât cei nativi, semnătura electronică primită ca semnătură electronică avansată susținută de un certificat calificat. Statele membre notifică informațiile privind prestatorul de servicii de validare Comisiei, care pune la dispoziția publicului pe internet informațiile primite de la statele membre;

(ii)

în cazul în care o ofertă este semnată pe baza unui certificat calificat care este inclus pe o listă sigură, entitatea contractantă nu impune cerințe suplimentare care pot împiedica utilizarea semnăturilor respective de către ofertanți.

În legătură cu documentele utilizate în contextul unei proceduri de achiziții, care sunt semnate de o autoritate competentă a unui stat membru sau de o altă entitate emitentă, entitatea sau autoritatea competentă emitentă poate stabili formatul semnăturii avansate în conformitate cu cerințele prevăzute la articolul 1 alineatul (2) din Decizia 2011/130/UE. Acestea introduc măsurile necesare pentru a putea prelucra tehnic formatele respective prin includerea informațiilor solicitate în scopul prelucrării semnăturii în documentul în cauză. Astfel de documente trebuie să conțină în semnătura electronică sau în suportul electronic al documentelor informații cu privire la posibilitățile existente de validare care permit validarea online a semnăturii electronice primite, gratuit și într-o manieră care să fie înțeleasă și de alți vorbitori decât cei nativi.

(7)   Comisia este împuternicită să adopte acte delegate în conformitate cu articolul 103, pentru a modifica detaliile și caracteristicile tehnice stabilite în anexa V pentru a ține cont de progresul tehnic.

Comisia este împuternicită să adopte acte delegate în conformitate cu articolul 103, pentru modificarea listei care figurează la alineatul (1) al doilea paragraf literele (a)-(d) de la prezentul articol, în cazul în care evoluțiile tehnologice fac ca excepțiile cu caracter continuu de la utilizarea mijloacelor electronice de comunicare să devină inadecvate sau, în mod excepțional, în cazul în care trebuie să se prevadă noi excepții din cauza evoluțiilor tehnologice.

Pentru a se asigura interoperabilitatea formatelor tehnice, precum și a standardelor în materie de proceduri și mesaje, în special într-un context transfrontalier, Comisia este împuternicită să adopte acte delegate în conformitate cu articolul 103 pentru a stabili utilizarea obligatorie a acestor standarde tehnice specifice, în special cu privire la utilizarea depunerii electronice, a cataloagelor electronice și a mijloacelor de autentificare electronică, numai în cazul în care standardele tehnice au fost testate amănunțit și s-a dovedit utilitatea acestora în practică. Înainte de a stabili obligativitatea utilizării unui anumit standard tehnic, Comisia analizează cu atenție, de asemenea, costurile pe care aceasta le poate genera, în special în ceea ce privește adaptările la soluțiile existente de achiziții electronice, inclusiv infrastructura, procesele sau programele informatice.