Art. 19 Regulament din 1 iulie 2024 de organizare şi funcţionare a Oficiulu…

(1) Direcția Managementul calității, organizare, arhivă organizează, coordonează, controlează, desfășoară și răspunde de activitățile privind menținerea implementării și certificării sistemului de management al calității, asigurarea activităților de control intern managerial și a secretariatului tehnic al Comisiei de control intern managerial, eliberarea de copii/copii certificate de pe înregistrările efectuate în registrul comerțului și de pe actele depuse în susținerea cererilor, a activităților organizatorice, coordonarea activității de securitate și sănătate în muncă, situații de urgență, arhivarea în format hârtie a documentelor oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunalele București și Ilfov și a Oficiului Național al Registrului Comerțului, asigură activități în domeniul serviciilor de e-Guvernare, transformare digitală și inteligență artificială.

(2) Direcția Managementul calității, organizare, arhivă funcționează în următoarea structură:

a) Serviciul organizare;

b) Serviciul arhivă materială;

c) Serviciul securitate și sănătate în muncă, situații de urgență.

(3) Serviciul organizare desfășoară următoarele activități, inclusiv în relația cu publicul:

a) menținerea implementării și certificării sistemului de management al calității pentru creșterea eficienței proceselor și calitatea serviciilor oferite solicitanților;

b) întocmirea și actualizarea documentației sistemului de management al calității și a procedurilor de sistem în domeniul sistemului de management al calității;

c) efectuarea auditurilor interne în domeniul sistemului de management al calității la nivelul Oficiului Național al Registrului Comerțului și al oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale;

d) efectuarea instruirilor/prelucrărilor interne cu privire la cerințele sistemului de management al calității;

e) asigurarea activităților de control intern managerial și a Secretariatului tehnic al Comisiei de monitorizare al controlului intern managerial;

f) întocmirea și actualizarea documentelor pentru elaborarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial al Oficiului Național al Registrului Comerțului și oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale, conform Ordinului Secretarului General al Guvernului nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice;

g) centralizarea și transmiterea la Ministerul Justiției a informațiilor referitoare la stadiul și rezultatul autoevaluării privind implementarea și dezvoltarea sistemului de control intern managerial;

h) monitorizarea activității de efectuare a controlului intern managerial la nivelul Oficiului Național al Registrului Comerțului și al oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale;

i) întocmirea și actualizarea procedurilor aferente activităților specifice serviciului și activităților ce se desfășoară la nivelul oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale;

j) monitorizarea și gestionarea procedurilor de sistem/operaționale ale compartimentelor din cadrul Oficiului Național al Registrului Comerțului și oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale;

k) eliberarea, pe cheltuiala persoanei care a formulat cererea, de copii/copii certificate de pe înregistrările efectuate în registrul comerțului și de pe actele depuse în susținerea cererilor;

l) eliberarea în copie/copie certificată/original a tuturor documentelor solicitate de autorități și instituții publice, precum și de alte persoane juridice prevăzute de lege;

m) elaborarea și actualizarea formularisticii specifice activității de eliberare copii/copii certificate de pe înregistrările efectuate în registrul comerțului și de pe actele depuse în susținerea cererilor;

n) elaborarea normativelor cadru în raport activitățile desfășurate / operațiunile efectuate la oficiile registrului comerțului de pe lângă tribunale;

o) elaborarea fluxului operațional al activităților desfășurate în cadrul oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale, în colaborare cu structurile Oficiului Național al Registrului Comerțului și ale oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale;

p) centralizarea rapoartelor de activitate ale direcțiilor Oficiului Național al Registrului Comerțului și ale oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale și întocmirea raportului de activitate lunar, precum și elaborarea proiectului anual al raportului de activitate;

q) întocmirea situației zilnice/lunare/anuale a înregistrărilor oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale și ale Oficiului Național ai Registrului Comerțului;

r) organizarea întâlnirilor profesionale pentru salariații Oficiului Național al Registrului Comerțului, precum și a altor evenimente organizate de Oficiul Național al Registrului Comerțului;

s) întocmirea fundamentărilor pentru promovarea tarifelor aferente serviciilor furnizate de către Oficiul Național al Registrului Comerțului și oficiile registrului comerțului de pe lângă tribunale;

t) elaborarea proiectului de Regulament de organizare și funcționare a Oficiului Național al Registrului Comerțului și a oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale și a regulamentului intern, în colaborare cu structurile din cadrul Oficiului Național al Registrului Comerțului;

u) urmărirea derulării contractului privind documentele cu frecvență redusă de consultare pentru Oficiul Național al Registrului Comerțului și oficiile registrului comerțului de pe lângă tribunale;

v) ținerea registrului unic de control;

w) analizarea și formularea de propuneri de dezvoltare a aplicațiilor informatice specifice activității;

x) testarea și implementarea soluțiilor informatice specifice;

y) asigurarea activităților în domeniul serviciilor de e-Guvernare, transformare digitală și inteligență artificială;

z) participarea la derularea procedurilor de achiziție;

aa) asigurarea controlului activității oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale, conform competențelor sale;

bb) organizarea activității de arhivare a documentelor specifice serviciului;

cc) îndeplinirea altor atribuții prevăzute de lege sau stabilite de conducerea Oficiului Național al Registrului Comerțului, specifice domeniului de activitate.

(4) Serviciul arhivă materială desfășoară următoarele activități:

a) organizarea depozitului de arhivă al Oficiului Național al Registrului Comerțului, Oficiului Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul București și Oficiului Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Ilfov, conform prevederilor Legii arhivelor naționale nr. ...., republicată, cu modificările și completările ulterioare;

b) asigurarea măsurilor pentru depozitarea documentelor în spații și condiții corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării;

c) păstrarea și conservarea documentelor aferente activității de înregistrare în registrul comerțului, a altor activități ale instituției;

d) asigurarea evidenței, inventarierii, selecționării, păstrării și folosirii documentelor pe care le deține;

e) înregistrarea și ținerea evidenței tuturor documentelor intrate, în baza Registrului de intrări-ieșiri;

f) urmărirea predării la depozitul de arhivă de către structurile Oficiului Național al Registrului Comerțului și ale oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunalele București și Ilfov a documentelor create, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire, conform Legii nr. 16/1996;

g) punerea la dispoziția structurilor Oficiului Național al Registrului Comerțului, oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunalele București și Ilfov, pe bază de semnătură în registrul de depozit, a documentelor în vederea consultării;

h) punerea la dispoziția organelor de cercetare penală a documentelor persoanelor înregistrate în registrul comerțului, potrivit prevederilor Regulamentului de organizare și funcționare a activității de arhivă și acces în spațiul destinat arhivării documentelor la nivelul Oficiului Național al Registrului Comerțului și a oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale;

i) gestionarea activității de depozitare a documentelor cu frecvență redusă de consultare pentru oficiile registrului comerțului de pe lângă tribunale;

j) identificarea documentelor cu frecvență redusă de consultare din cadrul arhivei oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunalele București și Ilfov și predarea acestora la depozitul central;

k) convocarea Comisiei de selecționare în vederea analizării dosarelor cu termene de păstrare expirate, care pot fi propuse pentru distrugere;

l) inițierea și urmărirea derulării, în cazul confirmării din partea Direcției Municipiului București/Ilfov a Arhivelor Naționale, a eliminării documentelor selecționate;

m) participarea la elaborarea și actualizarea nomenclatorului arhivistic al Oficiului Național al Registrului Comerțului și oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale;

n) punerea la dispoziția delegatului Arhivelor Naționale a tuturor documentelor solicitate cu prilejul efectuării activităților de control;

o) analizarea și formularea de propuneri de dezvoltare a aplicațiilor informatice specifice activității;

p) testarea și implementarea soluțiilor informatice specifice;

q) asigurarea de activități în domeniul serviciilor de e-guvernare, transformare digitală și inteligență artificială;

r) participarea la derularea procedurilor de achiziție;

s) asigurarea controlului activității oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale, conform competențelor sale;

t) întocmirea și actualizarea procedurilor aferente activităților specifice serviciului și activităților ce se desfășoară la nivelul oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale;

u) menținerea sistemului de control intern managerial;

v) menținerea și îmbunătățirea sistemului de management al calității certificat;

w) organizarea activității de arhivare a documentelor specifice serviciului;

x) îndeplinirea altor atribuții prevăzute de lege sau stabilite de conducerea Oficiului Național al Registrului Comerțului, specifice domeniului de activitate.

(5) Serviciul securitate și sănătate în muncă, situații de urgență desfășoară următoarele activități:

a) organizarea, îndrumarea și coordonarea activităților de securitate și sănătate în muncă și situații de urgență;

b) întocmirea deciziilor privind activitatea de securitate și sănătate în muncă;

c) colaborarea cu furnizorul de servicii de medicina muncii, la nivel de instituție, pentru fundamentarea Programului de măsuri pe linie de securitate și sănătate în muncă;

d) organizarea și gestionarea activității de medicina muncii pentru personalul Oficiului Național al Registrului Comerțului, având în vedere și Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 96/2003 privind protecția maternității la locurile de muncă, aprobată prin Legea nr. 25/2004, cu modificările și completările ulterioare;

e) gestionarea evidențelor și transmiterea către medicul de medicină a muncii a situației angajatelor, conform Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 96/2003, precum și transmiterea documentației aferente la Inspectoratul Teritorial de Muncă București pentru angajatele din cadrul Oficiului Național al Registrului Comerțului;

f) participarea la evaluarea din punctul de vedere al securității muncii și al situațiilor de urgență a noilor locații în care își desfășoară activitatea Oficiul Național al Registrului Comerțului și oficiile registrului comerțului de pe lângă tribunale, după caz;

g) întocmirea anuală a Programului de măsuri pe linie de securitate și sănătate în muncă și situații de urgență;

h) asigurarea organizării și desfășurării activității de securitate și sănătate în muncă și situații de urgență pentru personalul din sediul Oficiului Național al Registrului Comerțului;

i) verificarea modului de întreținere și funcționare a instalațiilor, utilajelor, aparatelor și mijloacelor de prevenire și stingere a incendiilor, precum și a modului de cunoaștere de către personalul încadrat a utilizării acestora;

j) identificarea și evaluarea factorilor de risc și îmbolnăvire profesională specifici activităților desfășurate pentru fiecare componentă a sistemului de muncă;

k) elaborarea instrucțiunii în domeniul situațiilor de urgență și stabilirea sarcinilor ce revin salariaților, pentru fiecare loc de muncă;

l) participarea la acțiunile de stingere a incendiilor și cercetarea cauzelor care le-au determinat;

m) actualizarea Planului de evacuare pentru situații de urgență, ori de câte ori este necesar;

n) efectuarea instructajului pentru persoanele nou-angajate;

o) asigurarea instruirii reprezentanților desemnați pentru activitatea de securitate și sănătate în muncă și pentru situații de urgență;

p) asigurarea sistematică și periodică a instruirii reprezentanților desemnați privind protecția civilă și a instructajelor pentru situațiile de urgență;

q) participarea la cercetarea accidentelor de muncă și gestionarea evidenței acestora;

r) organizarea ședințelor Comitetului de securitate și sănătate în muncă, precum și asigurarea secretariatului comitetului;

s) îndeplinirea altor obligații, potrivit legii sau dispozițiilor emise de organele abilitate;

t) analizarea și formularea de propuneri de dezvoltare a aplicațiilor informatice specifice activității;

u) testarea și implementarea soluțiilor informatice specifice;

v) asigurarea de activități în domeniul serviciilor de e-guvernare, transformare digitală și inteligență artificială;

w) participarea la derularea procedurilor de achiziție;

x) asigurarea controlului activității oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale, conform competențelor sale;

y) întocmirea și actualizarea procedurilor aferente activităților specifice serviciului și activităților ce se desfășoară la nivelul oficiilor registrului comerțului de pe lângă tribunale;

z) menținerea sistemului de control intern managerial;

aa) menținerea și îmbunătățirea sistemului de management al calității certificat;

bb) organizarea activității de arhivare a documentelor specifice serviciului;

cc) îndeplinirea altor atribuții prevăzute de lege sau stabilite de conducerea Oficiului Național al Registrului Comerțului, specifice domeniului de activitate.